Una guía práctica para que conozcas el signficado de palabras comunes en documentos y procesos para contabilizar el dinero que entra y sale de tu negoio.

Como consultora de negocios de la incubadora empresarial de los Centros Sor Isolina Ferré en Puerto Rico, a menudo tengo que explicar procesos y documentos financieros a nuevos empresarios. Decidí crear este glosario como un recurso para compartir con ellos – y para que a ti también te sirva. Regresa pronto o marca este post porque estaré añadiendo más, según surjan las preguntas y los casos que atienda.

Aquí tienes el glosario con definiciones prácticas y claras para cada término en el contexto real de un negocio:

Acciones Participación monetaria de las personas en un negocio.

Activo Cualquier recurso que posee una empresa y que tiene valor económico; Lo que se tiene ahora y se espera obtener beneficios económicos en el futuro lo cual se pueden costear con pasivos o capital. Ejemplo: Los activos incluyen dinero en el banco, auto, cuentas por cobrar, efectivo, inventario, y equipos de oficina.

Balance Cantidad de dinero que queda por pagar una factura.

Capability Statement Un documento conciso que destaca las habilidades, productos, servicios y ventajas competitivas de una empresa. Ejemplo: Crear un capability statement para presentar a potenciales clientes o socios y demostrar por qué tu empresa es la mejor opción para sus necesidades.

Capital La inversión total de los propietarios en la empresa, luego de pagar las deudas. Ejemplo: El capital incluye el dinero aportado por los dueños y las ganancias reinvertidas.

Cash (Efectivo) Dinero disponible de inmediato para gastos o inversiones. Ejemplo: Mantener suficiente cash en caja para cubrir los gastos operativos mensuales.

Compras Adquisición de bienes o servicios para la empresa. Ejemplo: Realizar compras estratégicas de materiales a precios favorables para controlar los costos.

Contribuciones Dinero que se paga al gobierno para operar un negocio. Ejemplo: Pagas por las ganancias y los activoa del negocio.

Contribución a la propiedad Aportes de los propietarios al capital del negocio. Ejemplo: Invertir más capital propio para financiar un nuevo proyecto.

Contador Público Certificado (CPA) Profesional que analiza la información en los estados financieros para asegurar precisión y cumplimiento con las normativas. Ejemplo: Consultar con un CPA para preparar el informe anual.

Costos de productos/bienes vendidos (COGS – costs of sales) Gastos directamente relacionados con la producción de bienes vendidos por la empresa. Ejemplo: Los materiales y la mano de obra para fabricar un producto son costos de productos.

Costos operativos Gastos relacionados a operar el negocio como marketing, contabilidad, legal, administración, etc.

Costos fijos Gastos que no cambian con el nivel de producción o ventas (compromeridos o discrecionales). Ejemplo: El alquiler mensual de la oficina es un costo fijo.

Crédito Capacidad de la empresa para obtener bienes o servicios antes de pagar, basada en la confianza de pago futuro. Ejemplo: Usar crédito para comprar materiales y pagar después de vender los productos.

Cuentas por cobrar Dinero que deben los clientes a la empresa por bienes o servicios entregados. Ejemplo: Revisar las cuentas por cobrar para asegurar que los clientes estén pagando a tiempo.

Depreciación Reducción del valor de un activo a lo largo del tiempo debido al uso y desgaste. Ejemplo: Registrar la depreciación anual de los equipos de oficina.

Deudas Dinero que debe el negocio a otros negocios o personas que le prestaron dinero o le vendieron a crédito.

Ecuación contable Principio básico de contabilidad que establece que Activos = Pasivos + Capital. Cuando hay un gasto: Activo + Compra total – Gasto ahora = Activo
Activo = Crédito + Capital. Ejemplo: Esta ecuación asegura que los libros contables estén siempre balanceados.

Estado de ingresos (income statement) Uno de los tres informes básicos donde se calculan las ventas, costos de producción, ganancia bruta, costos de bienes, costos operativos, intereses e impuestos para obtener las ganancias netas de una empresa durante un período específico. Ejemplo: Utilizar el estado de ingresos para evaluar la rentabilidad mensual.

Estado financiero (balance sheet) Uno de los tres informes básicos del negocio que muestra los activos, pasivos y el capital de una empresa en un momento específico. La resta de los activos menos gastos = el capital. Ejemplo: Revisar el balance sheet al final del trimestre para entender la salud financiera del negocio.

Estudio de viabilidad Análisis que evalúa la viabilidad económica y operativa de un proyecto o negocio. Ejemplo: Realizar un estudio de viabilidad antes de lanzar un nuevo producto.

Flujo de efectivo (cash flow) Uno de los informes basicos del negocio que muestra el movimiento de dinero dentro y fuera del negocio. Ejemplo: Un flujo de efectivo positivo indica que la empresa está generando más efectivo del que gasta.

Ganancia bruta (gross profit) Ingresos totales menos el costo de los bienes vendidos. Ejemplo: Calcular la ganancia bruta para evaluar la eficiencia de producción y ventas.

Ganancia neta (net profit) Ingresos totales menos todos los gastos, incluidos los impuestos e intereses. Ejemplo: La ganancia neta indica la rentabilidad final de la empresa.

Gasto Lo que cuesta hacer negocios. Ejemplo: Coato de inventario del producto que se da al cliente para lograr la venta, pago a empleados, luz, agua, renta, etc.

Intereses Costo del dinero prestado a la empresa. Ejemplo: Pagar intereses mensuales sobre un préstamo bancario.

Inventario Bienes y materiales que posee una empresa para vender o usar en producción. Ejemplo: Mantener un inventario adecuado para satisfacer la demanda sin incurrir en costos de almacenamiento excesivos.

IVU Impuesto sobre la venta y uso. Es el dinero que se cobra al cliente del precio para entregarlo al gobierno.

Materia Prima Ingredientes y/o materiales necesarios para transformarse en un producto.

Nomina Hoja para calcular cuánto dinero se paga a los empleados por sus tareas.

Pasivo Obligaciones financieras que una empresa debe a terceros; Lo que se adeuda (dinero de terceros); servicios por prestar; productos por entregar. Ejemplo: Los préstamos bancarios y las cuentas por pagar son pasivos.

Pérdida Si los gastos son mayores que las ventas.

Presupuesto Un plan financiero que estima los ingresos y gastos de un negocio durante un período específico. En el plan de negocios, se redacta para el proximo año. Ejemplo: Crear un presupuesto anual para prever cuánto dinero se necesita para marketing y operaciones.

Adquisiciones (procurement) El proceso de obtener bienes y servicios necesarios para las operaciones del negocio, incluyendo la selección de proveedores y la negociación de contratos. Ejemplo: Gestionar el procurement para asegurar que se obtengan materiales de calidad a precios competitivos y en los tiempos requeridos.

Proyección Estimaciones de futuros ingresos, gastos y resultados financieros. Ejemplo: Crear proyecciones para anticipar las necesidades financieras del próximo año.

Proyecciones Estimaciones de ingresos y gastos futuros basadas en datos históricos y tendencias. En el plan de negocios, se redactan por 3-5 años y al estar operando, puedes planificar con proyecciones regulares cada 3, 6 o 9 meses. Ejemplo: Hacer proyecciones trimestrales para planificar la expansión del negocio.

Reconciliación de estado bancario Proceso de comparar los registros contables de la empresa con el estado de cuenta bancario para identificar y corregir discrepancias. Ejemplo: Realizar la reconciliación mensual para asegurar que todos los depósitos y retiros estén contabilizados correctamente.

Rotación de activos (turnover) Lo primero que aparece en el estado de ingresos y que. Se calcula con la siguiente formula: ventas totales dividido entre activos medios totales (activos principio del año + activos al final del año dividido entre 2). Se utiliza para calcular la viabilidad del negocio y proyectar ventas más eficientemente.